Soorten assistenten

Wat zijn de mogelijkheden als assistant?

Wat doet een assistant?

Assistant is een breed beroep dat bestaat uit een aantal steeds terugkerende taken eigen aan de functie zoals post en e-mails doornemen, telefoons beantwoorden en PowerPoint presentaties voorbereiden. Daarnaast kan de assistant het takenpakket doen aansluiten bij zijn / haar persoonlijke interesses en ambities.
Wij gingen in the field luisteren welk takenpakket er achter de verschillende titels schuilt.
Personal assistant Humanresourcesassistant Logisticsassistant
Executive assistant Payrollassistant Purchase assistant
Managementassistant PR/communication assistant Projectassistant
Office Manager Salesassistant Operationassistant
Legal assistant Aftersalesassistant Administrative assistant
Medical assistant Marketingassistant Junior assistant
Customer relations officer Event assistant

Assistant in tandem met een topmanager

Deze assistants staan managers bij die sleutelfuncties in het bedrijf uitoefenen. Hun takenpakket is erg divers, aangezien het voortspruit uit overleg en samenwerking tussen de manager en de assistant.

Personal assistant (top)

De personal assistant neemt de dagelijkse taken voor zijn / haar rekening, wat ervoor zorgt dat de manager zich op de grote lijnen kan focussen. Hij / zij is een betrouwbare rechterhand, die soms zelf de leiding geeft aan een secretariaat. De meest voorkomende taken:

  • Algemeen directeur persoonlijk assisteren.
  • Het secretariaat leiden.
  • Telefonische oproepen, e-mails en briefwisseling filteren en waar nodig zelf afhandelen.
  • Agendamanagement.
  • Vergaderingen voorbereiden, organiseren en notuleren.

De taken van de personal assistant zijn verwant met die van de executive assistant.

Executive assistant (top)

De executive assistant is de vertegenwoordiger van zijn / haar manager als die afwezig is. De activiteiten van de executive assistant overkoepelen meestal niet het hele bedrijf. Toch is het een erg afwisselende en uitdagende job.

  • Eerste aanspreekpunt voor externe en interne contacten van zijn / haar manager.
  • Agendamanagement – Vergadering voorbereiden, organiseren en notuleren.
  • Telefonische oproepen, e-mails en briefwisseling filteren en waar nodig zelf afhandelen.
  • Ontvangen van bezoekers. De taken van de executive assistant zijn verwant met die van de personal assistant.

Managementassistant (top)

De managementassistant kan elk type manager bijstaan, en heeft dus een heel gevarieerde jobinhoud. Meest voorkomend in zijn / haar takenpakket zijn:

  • Agendamanagement.
  • Ontvangen van bezoekers.
  • Hulp bij het opstellen van interne memo’s
  • Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen.
  • Opstellen van verslagen.
  • Telefonische oproepen, e-mails en briefwisseling filteren en waar nodig zelf afhandelen.

Department & specialised assistant

Een departmentassistant geniet van inhoudelijke verrijking in de uitvoering van zijn / haar functie maar heeft meestal geen panoramische visie op de onderneming. Deze gespecialiseerde assistants werken niet altijd op een afdeling van een grote firma, maar vertolken ook vaak een sleutelrol binnen kleinere, gespecialiseerde bedrijven.

Office Manager (top)

Ongetwijfeld een sleutelpositie binnen de onderneming. Het takenpakket is bijzonder uitgebreid en gevarieerd, en omhelst alles wat het vlot functioneren van de onderneming vereist. De office manager werkt meestal niet voor een welbepaalde manager maar assisteert het hele bedrijf. Enkele vaak voorkomende taken:

  • Klantenonthaal
  • Algemeen secretariaat – Coördinatie koeriersdiensten – Contractenbeheer en coördinatie met de leveranciers
  • Boekhouding
  • Personeelsadministratie
  • Aankoop van kantoorbenodigdheden en drukwerk (enveloppen, briefpapier)
  • Budgetbeheer
  • Bevoorrading

Legal assistant (top)

Een veelzijdig takenpakket toegespitst op de noden van een advocatenbureau en notariaat, dat past bij de job van legal assistant. Het takenpakket kan indrukwekkende proporties aannemen:

  • Databasemanagement.
  • Filteren van telefoongesprekken.
  • Opstellen van brieven en verslagen.
  • Ontvangen van bezoekers.
  • Presentaties in PowerPoint maken en documenten in de huisstijl gieten.
  • Briefwisseling en e-mails beheren.
  • Agendamanagement.
  • Plannen van vergaderingen en reizen.
  • Klasseren, archiveren en voorbereiden van dossiers.

Medical assistant (top)

De medical assistant combineert administratieve taken met een uitstekende kennis van de medische terminologie en omgeving. Discretie is ook van essentieel belang aangezien de medical assistant gebonden is aan het beroepsgeheim t.o.v. de patiënten. Zijn / haar takenpakket omvat onder andere:

  • Databasemanagement.
  • Filteren telefoongesprekken en boodschappen nemen
  • Opstellen en uittypen van brieven en verslagen.
  • Ontvangen van patiënten en bezoekers.
  • Briefwisseling en e-mail beheren.
  • Agendamanagement
  • Afspraken vastleggen voor raadplegingen.
  • Klasseren, archiveren en voorbereiden van dossiers.
  • Vragen beantwoorden (uurrooster, spoedgevallen, …) Gebouwenbeheer (onderhoud, voorbereiding materiaal)
  • Assistentie in zorgverlening

Customer relations officer (top)

In het werk van de customer relations officer staat de vertrouwensrelatie met de klant centraal. Ze waakt over de klantentevredenheid, en houdt hen nauwgezet op de hoogte van hun dossier. Haar meest voorkomende taken: – Relatie met klanten onderhouden en tevredenheid evalueren.

  • Bij leveranciers polsen naar leveringstermijnen.
  • Klanten informeren over leveringstermijnen en prijzen.
  • Vragen beantwoorden, klachten opvangen.

Humanresourcesassistant (top)

Als rechterhand van de humanresourcesmanager is ze gespecialiseerd in de aanwerving van medewerkers en/of in de administratieve opvolging van alle personeelszaken. Haar takenpakket omvat onder andere:

  • Opstellen van personeelsadvertenties.
  • Updaten van websites en/of databases.
  • Voorbereiden en afhandelen van sollicitatiegesprekken.
  • Contact met uitzendkantoren onderhouden.
  • Administratie van HR-afdeling opvolgen.
  • Coördinatie van opleidingen

Payrollassistant (top)

Op de afdeling loonadministratie maakt de payrollassistant gebruik van een bedrijfseigen informatiesysteem. Haar takenpakket omhelst:

  • Onderhouden van contact met het sociaal secretariaat.
  • Uitbetalen van de maandelijkse lonen.
  • Verdeling van de maaltijdcheques
  • Beheren van verlofattesten.
  • Registreren van aanwezigheden.
  • Oplossen van eventuele problemen.
  • Contacten met de hospitalisatieverzekering

PR/communication assistant (top)

Een combinatie van redactionele vaardigheden en communicatieve feeling zijn essentieel voor de PR/communication assistant. Een greep uit haar takenpakket:

  • Bewerken van diverse interne of externe publicaties
  • Opstellen van digitale nieuwsbrieven
  • Updaten van de website. – Contacten met journalisten
  • Opstellen van persberichten of dossiers
  • Waken over de redactionele lijn en huisstijl in diverse media.

Salesassistant / Aftersalesassistant (top)

Als ambassadeur van de salesafdeling speelt de salesassistant een centrale rol in de dienstverlening, en volgt ze klanten van A tot Z op. Als aanspreekpunt voor de klanten kanaliseert hij / zij tevens alle belangrijke informatie binnen de afdeling. Zijn / haar takenpakket:

  • Klantenbestanden bijhouden en updaten.
  • Organiseren van verkoopacties.
  • Beheren van bestellingen.
  • Opstellen van prijsoffertes en opvolgen ervan.
  • Productinformatie verstrekken aan klanten.
  • Eventuele klachten behandelen.

De aftersalesassistant vormt een variante op deze functie, en focust op de dienst na verkoop.

Marketingassistant (top)

Een assistant waarbij de nadruk meer ligt op creativiteit. Dit uit zich ook in het takenpakket:

  • Verantwoordelijk voor mailings, brochures, folders, relatiegeschenken, advertenties, website, …
  • Organiseren van events.
  • Mee bepalen van de nieuwe huisstijl.
  • Contacten met externe bureaus en publiciteitsagentschappen onderhouden.
  • Analyseren van marktgegevens en cijfermateriaal.
  • Databasemanagement.
  • Offertes aanvragen en beoordelen.

Logisticsassistant (top)

Een functie op het lijf geschreven van stressbestendige assistants met groot organisatietalent. Hun takenpakket:

  • Stockbeheer.
  • Opvolging en coördinatie met transportbedrijven.
  • Opvolgen van aankopen en leveringen.
  • Beheren van bestellingen.

Purchase assistant (top)

De purchase assistant heeft een overwegend logistieke functie. De focus ligt vooral op stockbeheer en het onderhouden van contact met – buitenlandse – leveranciers. Een uitstekende talenkennis is zeker vereist. De purchase assistant ondersteunt de purchasemanager in het bepalen van specifieke procedures en aankoopprocessen.

  • Beheren van bestellingen
  • Opvolgen van aankopen en leveringen

Projectassistant (top)

Een projectassistant kan verantwoordelijk zijn voor één project, of als rechterhand van de projectmanager verschillende projecten tegelijk opvolgen. Haar takenpakket behelst:

  • Praktisch ondersteunen van de projectmanager.
  • Agendamanagement.
  • Beheer van externe contacten.
  • Administratieve opvolging.
  • Organisatie van meetings en conference calls.

Operationassistant (top)

Binnen de onderneming is de operationassistant verantwoordelijk voor de ondersteunende activiteiten zoals: – Bestellen van kantoorbenodigdheden. – Actualiseren van databases. – Verrichten van administratieve en praktische taken.

  • Gebouwenbeheer
  • Fleetmanagement
  • Organisatie van events (catering, enz.)

Administrative assistant (top)

De administratieve ondersteuning van een team of afdeling is in handen van de administrative assistant. Punctualiteit en organisatietalent zijn haar belangrijkste troeven. Haar takenpakket:

  • Beheren van briefwisseling.
  • Vertalen van documenten.
  • Beantwoorden telefoon.
  • Logisch archiveren en klasseren van dossiers.
  • Agendamanagement.

Junior assistant (top)

De beperkte autonomie en verantwoordelijkheden maken dit een perfecte job voor starters. Centraal in hun variërend takenpakket staan: – Opvolgen van briefwisseling.

  • Opstellen van documenten.
  • Telefoonverkeer in goede banen leiden.
  • Invoeren van gegevens.
  • Opvolgen van bestellingen.
  • Meewerken aan de organisatie van reizen en vergaderingen.

Event assistant (top)

Een event assistant zorgt er mee voor dat het idee en doel achter een event ook in de praktijk omgezet wordt. Dit doet ze samen met de event manager. In het takenpakket staat onder andere:

  • Algemeen eventplan opstellen
  • Budget in het oog houden
  • Opvolgen van leveranciers
  • Samenstellen van de guestlist
  • Versturen van uitnodigingen
  • Contact onderhouden met eventuele sprekers
  • Duidelijke briefing opstellen voor de organisatie
  • Alle praktische zaken organiseren (badges maken, cadeaus verdelen, …)

Bron: http://www.assistantplus.com/de_assistant_nader_bekeken?print=1